Bilingual Administrative Assistant

Descripción de la vacante

🚀 ¡Estamos contratando! | Administrative Assistant

📍 Ubicación: Colombia (Presencial) Oficinas Solvo

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Horario: Durante entrenamiento de 9:00 AM a 6:00 PM EST. Posteriormente, horario regular de 8:00 AM a 5:00 PM EST.

🌎 Nivel de inglés: Avanzado (indispensable)

¿Eres una persona organizada, orientada al detalle y con excelente servicio al cliente? Esta es tu oportunidad para formar parte de una empresa dinámica donde tendrás un papel clave apoyando operaciones administrativas, gestión comercial y atención a clientes.

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• ✅ Gestionar órdenes de compra, documentación de recepción y seguimiento de entregas.
• ✅ Coordinar procesos administrativos relacionados con envíos y entregas.
• ✅ Procesar facturas y validar documentación de soporte.
• ✅ Verificar la precisión de órdenes antes de la facturación.
• ✅ Dar seguimiento a pagos y coordinar confirmaciones con clientes.
• ✅ Procesar y validar pagos en los sistemas internos.
• ✅ Atender, filtrar y direccionar llamadas entrantes de manera profesional.
• ✅ Servir como primer punto de contacto para clientes, proveedores y socios comerciales.
• ✅ Crear e ingresar órdenes de clientes en los sistemas internos.
• ✅ Validar disponibilidad de inventario y comunicar actualizaciones relevantes.
• ✅ Apoyar la apertura de cuentas de clientes y procesos administrativos asociados.
• ✅ Brindar soporte administrativo a equipos de ventas y diferentes departamentos.
• ✅ Mantener registros, documentación e información organizados y actualizados.
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• Requisitos
• ✔️ Mínimo 2 años de experiencia en cargos como Administrative Assistant, Office Administrator, Customer Service, Logistics Support
• ✔️Facturación, cuentas por cobrar o procesamiento de pagos.
• ✔️ Inglés avanzado (verbal y escrito).
• ✔️ Experiencia en atención al cliente y comunicación profesional.
• ✔️ Manejo de procesos de facturación y seguimiento de pagos.
• ✔️ Experiencia en ingreso y gestión de órdenes de compra.
• ✔️ Conocimiento en soporte de inventario y apoyo comercial.
• ✔️ Excelente organización y capacidad multitarea.
• ✔️ Atención al detalle y precisión en el manejo de información.
• ✔️ Manejo de Microsoft Office, especialmente Outlook y Excel.
• ✔️ Capacidad para adaptarse rápidamente a nuevos sistemas y procesos.
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• Experiencia deseable
• ➕ Apoyo a equipos de ventas.
• ➕ Experiencia en logística, transporte, distribución u operaciones.
• ➕ Manejo de CRM, ERP o sistemas de inventario.
• ➕ Conocimientos administrativos o financieros.
• ➕ Excel avanzado.
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• Buscamos una persona con
• 🔹 Excelente servicio al cliente.
• 🔹 Comunicación efectiva y profesional.
• 🔹 Capacidad de organización y gestión del tiempo.
• 🔹 Proactividad y resolución de problemas.
• 🔹 Habilidad para trabajar con múltiples prioridades simultáneamente.
• 🔹 Trabajo en equipo y orientación a resultados.