Asistente Gerencia General

Descripción de la vacante

Descripción Del Puesto

Nombre de Cargo

Asistente

Área

Gerencia General

Subárea

Propósito del Cargo

Administrar y gestionar los procesos administrativos que requiere la Gerencia General, asegurando la confiabilidad y pertinencia de la información que se requiere y su seguimiento, para la correcta ejecución de la Gerencia General.

Responsabilidades del Cargo

Competencias Corporativas

Nivel de Formación

Tecnica

Tecnologica

Nombre del Programa

CAP SENA en formación secretarial, formación técnica o tecnóloga en auxiliar contable, o áreas financieras y/o administrativas o 5 semestres de carrera profesional en áreas financieras o administrativas.

Área del conocimiento (SNIES)

Economia Administracion Contaduria y Afines

Conocimientos Especificos

Conocimientos Adquiridos Con Educación No Formal o Continua

Descripción de la Experiencia

Conocimientos Adquiridos Por La Experiencia

Años de Experiencia General

Minimo 2

Años de Experiencia Relacionada

Minimo 1

Idiomas (Requeridos)

Español

• Elaborar las actas de los comités dirigido por la Gerencia General y realizar el seguimiento de los compromisos de cada uno de los miembros, de manera que el Gerente General pueda evidenciar el cumplimiento y las alertas a los mismos.
• Realizar y coordinar las presentaciones e informes que requiera la Gerencia General para presentar a la Junta Directiva, Grupo Energía Bogotá, entes de auditoria, gubernamentales, de control, y en general clientes internos y externos, asegurando la confiabilidad y pertinencia de la información.
• Coordinar con las areas respectivas las reuniones tales como Seguimiento de la Estrategia Corporativa, Reuniones Generales de Equipo, Junta Directiva, Asamblea de Accionistas, Comité Directivo de la Gerencia General, Comité Financiero, Comité de Contratación, y todas las demás en donde requiera liderar y/ acompañar la Gerencia General, verificando el grado de participación y la información que requiere tener disponible el (la) Gerente General.
• Garantizar que el (la) Gerente General cuente con la información certera, disponible y pertinente, previo a las reuniones o comités en los que participe, y tramitar lo necesario para que cada una de las areas de reporte directo realice la entrega correspondiente con el tiempo suficiente para la revisión.
• Apoyar la redacción y revisión de comunicaciones, textos, discursos, presentaciones y documentos que requiera la Gerencia General, cuando asi sea requerido.
• Ser el canal de comunicacióny cuando se requiera el interlocutor con los clientes, colaboradores, y demas partes interesadas cuando asi se requiera, siendo el canal de comunicación con la Gerencia General.
• Coordinar y consolidar la información para firma del (la) Gerente General, asegurando que la misma cuente con los requerimientos establecidos.
• Gestionar todos las solicitudes o requerimientos necesarias para la realizacion de la Junta Directiva de la compañía, de acuerdo con las instrucciones y lineamientos, desde la gestión administrativa tales como notificaciones, pago de honorarios, archivo, etc, y la gestión de logística que puede incluir solicitud de salones, alimentación, aseguramiento del apoyo de TI, entre otros.
• Coordinar y Apoyar la logística que se requiera para llevar a cabo la Junta Directiva de la Compañía, tales como solicitud de salones, alimentación, aseguramiento del apoyo de TI, entre otros, y en general, toda la logistica que se requiera para la realización de la Junta Directiva de la compañía.
• Apoyar la formalización de las actas de junta, en cuanto a sus firmas y legalización para archivo, asi como velar por su custodia de acuerdo a los lineamientos de gestión documental, y con las instrucciones recibidas, eficiencia, pertinencia, confiabilidad que se requiera.
• Gestionar y hacer seguimiento al presupuesto asignado para el manejo de la Junta Directiva, y en general a la Gerencia General, acorde con las directrices de Gobierno Corporativo, asi como las directrices financieras, y entregar los reportes que para tal fin sean requeridos.
• Apoyar la gestión de tiquetes de viajes, alojamiento y cuando se requiera, viáticos para los viajes que requiera la Gerencia General y la Junta Directiva, acorde con los lineamientos establecidos.
• Realizar todos los trámites inherentes al pago de honorarios de los miembros de la Junta Directiva, tales como elaboración de cuentas de cobro, ingresos al sistema de información, y en general asegurando el pago de acuerdo con lo establecido en los sistemas de información y demás lineamientos que para tal fin sean considerados.
• Apoyar a los miembros de la Junta Directiva, como canal de comunicación, en los requerimientos que ellos tengan acorde con la gestión que realizan desde su rol como miembros de Junta Directiva de TGI.
• Realizar la gestión asistencial y operativa que requiera la Gerencia General, relacionada con informes para el control y monitoreo, asegurar la agenda coordinando las reuniones acorde con la disponibilidad de agenda y de acuerdo con los propósitos requeridos para cada reunión, citando a reuniones solicitadas por la Gerencia, entre otros y en general todo el soporte administrativo a la Gerencia General que requiera.
• Apoyar la gestión del presupuesto identificando sus necesidades para cada vigencia, y con base en los parámetros establecidos por el area financiera, asegurando la correcta articulación con el presupuesto.
• Gestionar en el sistema de información de la compañía las entradas, solicitudes de pedidos, pedidos, y en general, respondiendo por todos los trámites que se requieran en desarrollo de la gestión y control del presupuesto asignado a la Gerencia General.
• Realizar el control y seguimiento de las comunicaciones recibidas y enviadas, asegurando la respuesta pertinente desde la Gerencia General o el trámite y direccionamiento al área correspondiente.
• Citar, coordinar y manejar la agenda del (la) Gerente General, garantizando el cumplimiento de los compromisos que asi requiera y asegurando que su manejo sea el adecuado y pertinente frente a los tiempos, previa validación del (la) Gerente General.
• Trámitar la gestión de viaticos, comisiones, tiquetes y demás trámites que se requieran para que la Gerencia General pueda cumplir con los compromisos externos e internos que requieran de dicho trámite, desde la solicitud hasta la legalización de los mismos, en aras de cumplir con los lineamientos y politicas de la compañia.
• Gestionar el recibo de las PQRS que sean competencia de la Gerencia General y haciendo seguimiento a la respuesta y cierre en los tiempos de ley siguientes a su recibo, verificando la pertinencia y asertividad de la respuesta, para la respectiva firma y/o visto bueno pertinente.
• Desarrollar estas y otras funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel de mayor jerarquía, la naturaleza y área de desempeño del cargo, bajo los criterios de autocontrol y auto evaluación requeridos y las demás que le asignen y corresponden a la naturaleza de la dependencia.
• Pasión por el logro - Soporte
• Desarrollo propio y de otros - Soporte
• Trabajo colaborativo e inclusivo - Soporte
• Movilizador del cambio - Soporte
• Innovación y pensamiento digital - Soporte
• Manejo de herramientas informáticas y programas Office, SAP y Success Factor
• Diseño y control de indicadores
• Gestión documental y archivo
• Manejo del sistema SAP.
• Estrategias y Responsabilidades para asistentes administrativos.
• Gestión documental y archivo