Perfil Administrativo

Descripción de la vacante

DESCRIPCIÓN DE CARGO Analista Administrativo & Operativo

Jornada: Tiempo completo

Lunes a viernes (8AM - 6PM) Modalidad: Híbrida

2 a 3 días presenciales por semana

Objetivo del cargo

Garantizar la correcta ejecución y trazabilidad de los procesos administrativos y operativos del área, con foco en facturación, gestión de talento asignado y mejora continua de procesos internos. La persona en este rol será un apoyo transversal clave entre el equipo comercial, operativo y financiero.

• Lunes a viernes (8AM - 6PM) Modalidad: Híbrida
• 2 a 3 días presenciales por semana
• Gestionar los procesos de facturación y pre-facturación, incluyendo la elaboración y control de anexos correspondientes.
• Realizar seguimiento activo a la facturación con clientes y coordinar con áreas internas para garantizar su correcto procesamiento.
• Administrar la creación y baja de usuarios en plataformas internas y externas, asegurando el cumplimiento de políticas de acceso.
• Generar reportes operativos periódicos y coordinar la gestión y seguimiento de certificaciones técnicas.
• Elaborar y mantener actualizados los CVs del equipo en formato cliente, asegurando calidad y coherencia de la información.
• Hacer seguimiento al inventario de ventas y asignación de talento, vinculando esta información al proceso de facturación.
• Validar el cargue de horas en herramientas internas versus las asignaciones activas, detectando y corrigiendo inconsistencias.
• Ejecutar la radicación de facturas ante clientes y áreas internas, asegurando el cumplimiento de plazos y requisitos.
• Realizar seguimiento a pagos y entradas de mercancía, garantizando la trazabilidad financiera y operativa.
• Identificar oportunidades de mejora y automatizar procesos manuales apoyándose en herramientas ofimáticas, especialmente Excel.
• Requisitos del cargo
• Formación en Administración de Empresas, Contaduría, Ingeniería Industrial o carreras afines (técnica, tecnológica o profesional).
• Experiencia mínima de 1 a 2 años en roles administrativos, operativos o de soporte a facturación.
• Manejo sólido de herramientas ofimáticas: Word, Excel (nivel intermedio-avanzado), Power Point y correo electrónico.
• Capacidad de organización, gestión del tiempo y manejo de múltiples tareas simultáneas.
• Habilidades de comunicación oral y escrita para interacción con clientes internos y externos.
• Atención al detalle y orientación al cumplimiento de plazos.
• Competencias técnicas
• Requeridas: facturación y pre-facturación, radicación de facturas, seguimiento de pagos, gestión de usuarios en plataformas, generación de reportes operativos, validación de cargue de horas, manejo de Excel intermedio y ofimatica en general.
• Deseables (diferenciador): manejo de macros o VBA en Excel, Power Query o Power BI, experiencia con herramientas ERP o CRM, automatización de procesos administrativos.
• Perfil de la persona que buscamos
• Buscamos a alguien que que busque que las cosas pasen: una persona que cuando termina una tarea ya está pensando en cómo mejorar la siguiente. Con mentalidad de dueño de sus procesos, capaz de proponer soluciones antes de ser preguntado, y con la disciplina y claridad para ejecutar sin perder el detalle. Si ves un proceso manual y tu primer instinto es automatizarlo, este rol es para ti.
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